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Fino allo scoppio della pandemia, lo smart working era un termine poco conosciuto in Italia e l’approccio al lavoro, per la stragrande maggioranza delle imprese, era rimasto quello di qualche decennio fa: presenza fissa in ufficio e cartellino da timbrare. “Era”, perché oggi non si parla d’altro e di colpo siamo stati costretti ad entrare nella logica del cambiamento e sicuramente l’inizio per molti non è stato dei più rosei.
E' stata messa una scrivania in casa, con connessioni internet spesso precarie e figli che scorrazzavano alle nostre spalle, con capi che, “tanto sei a casa cosa devi fare”, hanno tenuto in ostaggio i dipendenti fino a orari assurdi, di fatto ampliando le ore di presenza, ma con rendimenti spesso discutibili.
Ecco, quello che è stato sperimentato all’inizio e che forse ancora in tanti casi si sta ancora perpetuando è telelavoro, non smart working.
Questo è stato l’inizio, ma mese dopo mese, le realtà aziendali hanno iniziato a capire che il lavoro può essere ripensato in chiave più moderna, in chiave “smart” appunto, valorizzando il raggiungimento del risultato e non le ore passate per ottenerlo, iniziando quindi a strutturare i rapporti di lavoro in modo diverso, puntando sulla motivazione dei dipendenti e lasciando una certa flessibilità.
Anche le piccole e medie imprese, se il loro settore glielo consente, si dicono possibiliste e hanno capito che per raggiungere questo obiettivo è necessario strutturarsi su due fronti:
attitudine delle persone a questa modalità di lavoro
strumenti che supportino questa attitudine
Attitudine della persone a questa modalità di lavoro
Mentre in ufficio, volenti o nolenti, è più facile rimanere concentrati sul lavoro, nello smart working è necessario avere ben chiaro l’obiettivo che si vuole raggiungere e quindi è necessario costruire:
autodisciplina
lavorare per obiettivi
riuscire a identificare slot temporali in cui si rimane focalizzati su una attività
Strumenti che supportino questa attitudine
Per il lavoro fuori sede è necessario che il cambio di attitudine mentale sia supportato da strumenti che aiutino il lavoro quotidiano.
Non stiamo parlando solo di strumenti che facilitino la comunicazione e collaborazione attraverso un contatto visivo, ma anche di quei software che centralizzano informazioni, le rendano accessibili a tutti gli interessati e che gestiscano tutte quelle procedure che prima venivano fatte a voce o attraverso documenti stampati.
In tal senso, un software ERP (Enterprise Resource Planning) come TAKOBI, può essere lo strumento più adatto per tenere traccia dei flussi e delle comunicazioni all’interno dell’azienda, per fare in modo che non ci sia perdita d’informazioni e che il personale continui a lavorare in maniera collaborativa.
Ecco alcune delle funzionalità di TAKOBI che possono risultare strategiche per lo smart working nelle piccole e medie imprese.
La gestione progetti consente di strutturare attività all’interno di un progetto, che in quanto centro di costo, permette anche di tenere traccia delle rendicontazioni dei vari collaboratori che hanno lavorato al progetto stesso. Oltre alla descrizione, ogni attività può avere una priorità, una scadenza, un assegnatario e trovarsi in una certa fase. Le attività possono anche essere condivise con collaboratori esterni. In un utilizzo più esteso l’APP progetti può essere utilizzata anche per rendicontare le ore ai clienti.
In TAKOBI su ogni elemento è possibile pianificare delle attività da fare e assegnarle ad altri utenti del sistema o a se stessi. Nel CRM o nelle vendite, un classico esempio è chiedere una revisione di una offerta o di una tentata vendita, oppure assegnare una chiamata da fare o un promemoria di invio email. Tali attività sono utilizzabili anche su fattura, progetti, etc. Rispetto il semplice promemoria inviato tramite email, hanno il vantaggio di essere raggruppate in una “TO DO LIST” organizzata per oggetto e scadenza.
In TAKOBI è disponibile un calendario condiviso, sincronizzabile con Google Calendar.
In questo modo è sempre possibile in modo immediato, conoscere i propri appuntamenti e quelli dei colleghi aziendali e fissare agevolmente video call e simili.
Strumenti di comunicazione
Su praticamente tutti gli elementi presenti in TAKOBI, quali lead, preventivi, fatture, attività di progetto, ordine di produzione, movimenti di magazzino, etc è possibile inserire delle note interne, che possono essere notificate agli utenti di sistema, oppure inviare comunicazioni, che vengono notificate anche via email, a tutti i “follower” di quell’elemento
Gruppi di discussione
In TAKOBI è possibile definire dei gruppi di discussione. Anche in questo caso le comunicazioni possono essere inviate via email ai vari destinatari, la differenza è che queste comunicazioni non sono agganciate a nessun oggetto specifico. I gruppi possono essere moderati e il vantaggio indiscusso è quello di avere a disposizione delle vere e proprie bacheche aziendali.
Infine, un utile strumento, che si differenzia dagli altri, soprattutto per la sua immediatezza, è la chat interna, che permette di inviare messaggi istantanei agli altri utenti, senza la necessità di ricorrere all’installazione di altri sistemi di messaggistica esterna.